یکی از اصلی‌ترین فعالیتهایی که باید جهت توسعه شخصی یا ارتقای شرکت‌تان در انتهای هر سال انجام دهید، تهیه برنامه اهداف سالانه برای سال جدید است. برای نوشتن برنامه اهداف سالانه، می‌توانید از روشهای مختلفی استفاده کنید. اینجا چند روش رایج برای تدوین برنامه اهداف سالانه را به اختصار برای شما توضیح می‌دهیم. سپس با ذکر مثال واقعی، به شما آموزش می‌دهیم چطور این کار را برای شرکت و یا شخص خودتان انجام دهید.
روش SMART Goals (اهداف هوشمند)
این روش بر اساس مفهوم SMART یا هوشمند است که به معنای خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مهم و زمانبندی شده است. بر این اساس، هر هدف باید واقع‌گرا، مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد.
روش واحد هدف (OKR)
روش OKR مختص شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ است و به طور خاص برای تعیین اهداف و نظارت بر پیشرفت آنها استفاده می‌شود. هر هدف به همراه یک مجموعه از نتایج کلیدی (Key Results) مشخص می‌شود که معیارهایی برای ارزیابی پیشرفت هدف ارائه می‌دهند.
روش ماتریس زمانبندی و اهداف (Gantt Chart)
این روش از نمودارهای گانت استفاده می‌کند تا زمانبندی و اولویت‌بندی اهداف را نشان دهد. این نمودارها به شما کمک می‌کنند تا برنامه‌های خودتان را در طول زمان برنامه‌ریزی کنید و پیشرفت خود را پیگیری کنید.
روشی ترکیبی
ممکن است بخواهید از ترکیبی از روشهای مختلف برای تدوین برنامه اهداف خود استفاده کنید. مثلا، می‌توانید اهداف هوشمند را با استفاده از نمودار گانت ترکیب کنید تا هدف‌های مشخص و زمانبندی شده را به صورت گرافیکی برای خودتان ترسیم کنید.
پیشنهاد ما در گروه سولوشا
پیشنهاد ما در گروه سولوشا این است که از روش SMART Goals برای تدوین اهداف سال جدید شخصی و روش OKR برای اهداف شرکتی استفاده کنید. این دو روش به شما کمک می‌کنند تا اهدافتان را مشخص، قابل اندازه‌گیری، واقع‌گرا، قابل دستیابی و زمانبندی شده و مبتنی بر پایش نتایج کلیدی تعریف کنید.
این موضوع به شما در رسیدن به اهدافتان کمک زیادی می‌کند. همچنین، بهتر است اهداف خود را در دسته‌های مختلفی مانند شخصی، حرفه‌ای، مسئولیتهای اجتماعی و … تقسیم‌بندی کنید تا تنوع برنامه‌ریزی داشته باشید.
چطور از روش OKR برای تدوین برنامه اهداف سالانه استفاده کنیم؟
اجرای روش OKR می‌تواند یک چالش جذاب باشد. این روش به شما کمک می‌کند تا اهداف و نتایج کلیدی مشخصی را تعیین کرده و سپس به صورت مداوم پیشرفت خود را نظارت کنید. در اینجا یک راهنمای کلی برای شروع اجرای روش OKR برای شرکت شما مثال می‌زنیم.
گام اول: تعریف اهداف استراتژیک
ابتدا باید اهداف استراتژیک شرکت خود را مشخص کنید. این اهداف باید مختصر، واضح و قابل اندازه‌گیری باشند و با اهداف معنوی شما همخوانی داشته باشند.
به عنوان مثال شرکت ما در حوزه خدمات مشاوره مدیریت و توسعه بین‌المللی کسب و کارها فعالیت دارد. اهداف استراتژیک سال ۱۴۰۳ شرکت ما می‌تواند شامل موارد زیر باشد.
- افزایش سطح کیفیت خدمات مشاوره
تمرکز بر بهبود و ارتقاء کیفیت خدمات مشاوره ارائه شده به مشتریان در زمینه‌های مختلف مدیریت و صادرات
- گسترش بازار و افزایش درآمد
هدف از گسترش بازار و افزایش درآمد از طریق جذب مشتریان جدید، توسعه روابط با مشتریان فعلی و ارائه خدمات بیشتر به آنها است.
- توسعه نام تجاری و شناخته شدن (سولوشا)
ایجاد و تقویت شناخته شدن برند شرکت سولوشا در صنعت مشاوره مدیریت و توسعه صادرات
- تحول دیجیتال
افزایش استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای بهبود عملکرد، ارتقاء خدمات و تسهیل روند ارتباط با مشتریان
- افزایش رضایت مشتریان
تمرکز بر بهبود تجربه مشتری و افزایش رضایت آنها از خدمات ارائه شده
- توسعه شبکه‌ی همکاری‌ها و روابط بین‌المللی
ایجاد و تقویت شبکه‌های همکاری و روابط بین‌المللی با سایر شرکت‌ها، موسسات و سازمان‌ها در حوزه مدیریت و صادرات
این اهداف می‌توانند به عنوان نقاط شروع برای تعیین OKRها و معیارهای مرتبط با آنها در سطح شرکت ما برای طراحی برنامه اهداف سالانه مورد استفاده قرار گیرند. مجدداْ تاکید می‌کنیم که یک سازمان نمی‌تواند اهداف سالانه به این شلوغی داشته باشد. معمولا از بین اهداف سالانه باید استراتژیک‌ترین و ضروری‌ترین آنها انتخاب شود. بدین طریق سازمان بیشترین تمرکز را برای پیشبرد امور خواهد داشت. استفاده از مشاوره تخصصی برای تحلیل SWOT برای این موضوع توصیه می‌شود.
گام دوم: تعیین OKRها
پس از تعیین اهداف استراتژیک، باید OKRهای مربوط به هر یک از این اهداف را تعیین کنیم. هر OKR شامل یک هدف (Objective) و چندین نتیجه کلیدی (Key Result) است که نشان‌دهنده پیشرفت به سوی هدف مشخصی هستند.
فرض کنید در شرکت ما (سولوشا)، گسترش بازار و افزایش درآمد به عنوان هدف استراتژیک مدنظر قرار گیرد. با توجه به این هدف استراتژیک، می‌توانیم به عنوان آغاز از چندین OKR استفاده کنیم که به این هدف کمک کنند. در ادامه یک مثال از OKRهای مرتبط با این هدف را می‌آوریم.
- هدف اول: افزایش حضور در بازارهای جدید
نتایج کلیدی (Key Results) این هدف به شرح زیر می‌تواند باشد:
۱. ارزیابی و انتخاب حداقل ۳ بازار هدف برای ورود در طول دوره‌ی مشخص شده
۲. برنامه‌ریزی و اجرای حداقل ۵ کمپین بازاریابی و تبلیغاتی در هر بازار جدید
۳. برقراری حداقل ۱۰ ارتباط مستقیم با پتانسیل‌های کلیدی و همکاران در هر بازار جدید
- هدف دوم: افزایش درآمد از بازارهای موجود
نتایج کلیدی (Key Results) این هدف به شرح زیر می‌تواند باشد:
۱. افزایش حداقل ۲۰٪ فروش در هر بازار موجود نسبت به دوره مشابه پیشین
۲. ارتقاء حداقل ۳۰٪ از مشتریان فعلی به سطح حساب‌های با ارزش‌آفرین
۳. افزایش درآمد حداقل ۲۵٪ از فروش محصولات و خدمات جدید به مشتریان فعلی
- هدف سوم: بهبود فرآیندها و عملکرد بازاریابی
نتایج کلیدی (Key Results) این هدف به شرح زیر می‌تواند باشد:
۱. اجرای حداقل ۳ آزمایش A/B برای بهبود نتایج کمپین‌های تبلیغاتی
۲. افزایش ۵۰٪ نرخ تبدیل مشتریان در وب‌سایت از طریق بهبود رابط کاربری و تجربه کاربری
۳. افزایش حداقل ۲۰٪ در نرخ بازگشت به وب‌سایت از طریق ارتقاء محتوا و ارائه محتوای مفید و جذاب
- در این بخش چه کردیم؟
این مثال‌ها تاکید می‌کند که اهداف (Objectives) بازاریابی و فروش مرتبط با افزایش درآمد و گسترش بازار در برنامه اهداف سالانه مشخص شده‌اند. نتایج کلیدی (Key Results) مرتبط به هر هدف معین شده تا پیشرفت در راستای این اهداف را اندازه‌گیری کنند. این OKRها باعث می‌شوند تا تیم‌ها به طور واضح به سمت هدف استراتژیک شرکت حرکت کنند و باعث شفافیت و تمرکز بیشتر در سازمان می‌شوند.
گام سوم: تعیین معیارها و مهلت‌ها
برای هر Key Result، باید معیارهای اندازه‌گیری مشخص کنید که نشان‌دهنده پیشرفت آن Key Result هستند. همچنین، مهلت‌های مشخص برای رسیدن به هر Key Result را تعیین کنید.
در این بخش فرض کنید برای هدف کلیدی (برنامه‌ریزی و اجرای حداقل ۵ کمپین بازاریابی و تبلیغاتی در هر بازار جدید) قصد داریم معیارهای اندازگیری مشخص کنیم. این معیارها و مهلت‌های مشخص برای رسیدن به هر نتیجه کلیدی به شرح زیر است.
- معیارهای اندازه‌گیری
۱. تعداد کمپین‌های بازاریابی و تبلیغاتی که برای هر بازار جدید برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود.
۲. تعداد مخاطبان هدف که به هر کمپین رسیده‌اند.
۳. درصد افزایش ترافیک وب‌سایت و افزایش تعداد مشتریان پتانسیلی به دنبال هر کمپین.
- مهلت‌های مشخص
۱. تا پایان فصل اول سال جاری، برای هر بازار جدید باید برنامه‌ریزی و اجرای حداقل ۲ کمپین بازاریابی و تبلیغاتی انجام شود.
۲. تا پایان نیمه‌ی دوم سال جاری، باید برای هر بازار جدید برنامه‌ریزی و اجرای حداقل ۳ کمپین دیگر انجام شود.
۳. هر کمپین باید حداقل ۴ هفته مدت طول بکشد تا به فرصت کافی برای جذب مخاطبان و انجام تبلیغات دست یافته باشد.
- در این بخش چه کردیم؟
این معیارها و مهلت‌ها به تیم مدیریت و بازاریابی کمک می‌کنند تا به صورت دقیق پیشرفت خود را در برنامه اهداف سالانه نظارت کرده و همچنین برنامه‌های منطبق با زمانبندی مشخص را پیاده‌سازی کنند. به همین ترتیب برای سایر اهداف کلیدی هم باید معیار اندازگیری و مهلت مشخص اجرا در نظر گرفته شود.
گام چهارم: ارتباط و اطلاع‌رسانی
برای اجرای موفق OKRها، ارتباط موثر و اطلاع‌رسانی بسیار مهم است. باید اطمینان حاصل کنیم که تمام اعضای تیم آگاهی کاملی از اهداف و نتایج کلیدی دارند و همچنین ارتباط با بخش‌های مختلف سازمان را تقویت کنیم. مثلا ما در شرکت خودمان از این روش‌ها استفاده می‌کنیم.
برای ارتباط موثر و اطلاع‌رسانی در جهت دستیابی به اهداف و نتایج کلیدی (OKRها)، می‌توانید از راهکارها و اقدامات زیر استفاده کنید.
۱. ساخت یک نقشه راه مشترک (Roadmap)
– تهیه و ارائه یک نقشه راه جامع که شامل اهداف و نتایج کلیدی، زمانبندی و مسئولیت‌ها برای تیم‌ها و افراد مختلف است.
– اطمینان از اینکه تمام اعضای تیم متوجه اهداف استراتژیک و تأثیر آنها بر کارهای خود هستند.
۲. برگزاری جلسات مکرر اطلاع‌رسانی
– برگزاری جلسات دوره‌ای برای اطلاع‌رسانی در مورد پیشرفت OKRها و مشکلات موجود.
– ارائه گزارش‌های کوتاه و مختصر از پیشرفت هر کدام از OKRها و تبادل نظر در مورد راهکارها و مشکلاتی که با آن مواجه شده‌اند.
۳. تشویق به همکاری و اشتراک‌گذاری دانش
– تشویق اعضای تیم برای به اشتراک گذاری دانش و تجربیات خود درباره راهکارها و موفقیت‌هایی که به دست آورده‌اند.
– استفاده از پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات داخلی مانند یک ویکی یا فروم‌های آنلاین برای تبادل نظر و ارتباط بین اعضای تیم.
این اقدامها به تیم‌های مختلف کاری در سولوشا کمک می‌کند تا همواره از پیشرفت و اهداف کلیدی آگاه باشند و انگیزه‌بخشی برای همکاری و اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات را نیز در سازمان فراهم می‌کند.
گام پنجم: پیگیری و ارزیابی
به صورت دوره‌ای پیشرفت هر Key Result را باید پیگیری کرد و با اعضای تیم مرور نمود. در پایان هر دوره، شما هم باید ارزیابی کنید که چقدر به سمت دستیابی به اهداف پیشرفت کرده‌اید و چه اقداماتی برای بهبود مسیر لازم است که انجام دهید. از طریق اجرای این مراحل، می‌توانید با موفقیت از روش OKR برای تدوین و اجرای برنامه اهداف سالیانه شرکت خود استفاده کنید. ما در سولوشا از روشهای زیر استفاده می‌کنیم:
۱. تعیین دوره‌های زمانی
– تعیین دوره‌های زمانی مناسب برای ارزیابی پیشرفت. ممکن است هر هفته، هر ماه یا به صورت فصلی باشد، با توجه به نیازها و شرایط شرکت
۲. جلسات پیگیری
– برگزاری جلسات پیگیری دوره‌ای با اعضای تیم برای مرور پیشرفت هر Key Result و نتایج کلیدی
– بحث در مورد علت موفقیت‌ها و چالش‌ها با هدف استخراج درس‌های یادگیری و بهبود عملکرد
۳. تجزیه و تحلیل عملکرد
– تجزیه و تحلیل دقیق پیشرفت هر Key Result از نظر اهمیت و تأثیر بر هدف استراتژیک
– شناسایی نقاط قوت، نقاط ضعف و فرصت‌ها برای بهبود عملکرد
۴. ارائه گزارش پیشرفت
– ارائه گزارش خلاصه از پیشرفت به تمام اعضای تیم و مدیران اجرایی
– نمایش اطلاعات به صورت گرافیکی و شفاف برای درک بهتر و تسهیل ارتباط
۵. تعیین اقدامات بهبودی
– مشخص کردن اقدامات بهبودی برای پر کردن خلاصه‌ها و رفع چالش‌ها
– تعیین مسئولیت‌ها و زمانبندی برای اجرای اقدامات بهبودی
۷. تصمیم‌گیری برای بهبود مسیر
– بر اساس تجزیه و تحلیل‌ها و بازخوردها، تصمیم‌گیری در مورد اصلاح مسیر و استراتژی‌های اجرایی
– انطباق با تغییرات در بازار یا شرایط داخلی
این فرآیند ارزیابی دوره‌ای به تیم ما کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را شناسایی کنیم و مسیر خود را بهبود دهیم، در عین حال اعضای تیم را مشغول و مشتاق نگه می‌دارد.
اگر احساس می‌کنید برای تهیه و تدوین برنامه اهداف سال جدید شرکت‌تان به مشاوره نیاز دارید، حتما با ما تماس بگیرید. ما در گروه سولوشا می‌توانیم در قالب یک جلسه حضوری یا آنلاین، این برنامه را برای شما تدوین کنیم. مطمئن باشید وقتی برنامه اهداف سالانه مکتوب داشته باشید، سالی متفاوت را تجربه خواهید کرد!
